Det nordiske kontoret

Samarbeid, individuell frihet, bærekraftig utvikling og ansattes fysiske og mentale helse er idealer som påvirker utformingen av nordiske kontorer i dag. Akkurat som at boliger gjenspeiler sin tid, formes også rommene vi oppholder oss i i løpet av arbeidsdagen av verdier, praktiske behov og tekniske muligheter. Det optimale interiøret for kontorarbeid er aldri konstant. 

I de nordiske landene har utviklingen av ulike kontortyper fulgt et lignende mønster. Felleskontoret som fenomen oppsto på 1800-tallet med industrialismen og behovet for administrativt arbeid. På begynnelsen av 1900-
tallet, da urbanisering og kvinners innmarsj på arbeidsmarkedet formet arbeidsmarkedet, ble det bygget store, åpne kontorlokaler der kontoransatte ble overvåket på rekke og rad av ledere på høye stoler, balkonger eller i avgrensede kontorer. Arbeidet var hierarkisk. Støynivået høyt. Ansattes trivsel var overhodet ikke prioritert: I Sverige ble dette kalt “trälhav”, altså et “hav av treller”, dvs. overfylte kontorer med ansatte som jobbet tett i tett. 

Frem til 50-tallet besto kontormiljøene enten av disse overfylte kontorlandskapene eller av individuelle kontorer, det som i dag kalles cellekontor. Men på 40-tallet oppsto en idé som skulle påvirke måten vi jobbet på i lang tid fremover. Det vi mener i dag når vi snakker om åpne kontorlandskap er ikke en utvidelse av de overfylte kontorene, men har sin opprinnelse i et motsatt ideal: Det demokratiske samfunnet. 

Kontoret som demokratiskt ideal

Ideen om det åpne kontorlandskapet kom til Tyskland etter andre verdenskrig, da landet kjempet med både fysisk og psykologisk gjenoppbygging. To brødre, Wolfgang og Eberhard Schnelle, begynte å planlegge kontorer der de brøt med de rette linjene, flyttet sjefene ut på gulvet og organiserte arbeidsplassene etter arbeidsgrupper i en flat organisasjonsstruktur. Tanken var å dempe hierarkiene, og fremme åpenhet og samarbeid. Med andre ord utforme arbeidsplasser etter et demokratisk ideal. Løsningen ble kaldt Bürolandschaft; kontorlandskap.

Det åpne kontorlandskapet kom til Norden på 60- og 70-tallet. Men det oppsto parallelt også en utbygging av cellekontorene, dvs. kontorer hvor hver ansatt hadde sitt eget rom som ofte lå langs en lang korridor. Begge kontortypene har fordeler og ulemper. Cellekontoret fremmer konsentrasjon, men kan gjøre samarbeid og ledelse vanskeligere. Det åpne landskapet har fordeler for ledelse og samarbeid, men er distraherende og fullt av avbrudd. Ønsket om å optimalisere de to kontortypene førte til forskjellige kombinasjoner. 

På 80-tallet begynte ressurssterke virksomheter å eksperimentere med kombikontor: En kombinasjon av cellekontor der hver ansatt har sin egen plass, og felles områder for møter, samarbeid og sosial omgang. 

IT-boomen på 90-tallet introduserte “kontoret som lekeplass”, et morsomt og sosialt sted som lokket den yngre arbeidskraften. Amerikanske teknologiselskaper som Google bygde campuslignende områder som føltes like mye som en forlengelse av studentlivet med idrettsanlegg og kafeer som livet hjemme hos mor og far med tjenester som mat, klesvask og barnepass. Disse kontorene ble bygget for å tiltrekke seg de største talentene og så sørge for at de ikke trengte å dra hjem. 

Disse kontorene finnes selvfølgelig bare i mindretall, men har fått en del oppmerksomhet. For de fleste virksomheter er det ikke økonomisk lønnsomt med verken kombikontor eller campus. Men behovet bak disse konseptene består: Alle ønsker å rekruttere talenter.  

Behovet for fleksibilitet 

Coworking-kontorene, som dukket opp på 2010-tallet, ga en ferdig løsning for nyetablerte bedrifter som trengte å fokusere på annet enn kontoridentiteten. Både etablerte selskaper og oppstartsbedrifter plasserer seg gjerne i eller i tilknytning til et coworking-kontor for å kunne tilpasse kontorplassene sine etter behov. Her får de også tilgang til aktivitetsbaserte rom, samt sosial og kreativ utveksling uten å pådra seg en stor fast kostnad. Coworking-kontorene fanget også opp et stadig mer prosjektdrevet arbeidsliv der konsulenter og frilansere var en voksende gruppe.
 

I Harvard Business Review 1985 
publiserte Luchetti og Philip Stone 
prinsippene sine for aktivitetsbasert arbeid i artikkelen 
«The office is where you are»

De faste plassene forsvinner

Den kontortypen som har vokst raskest de siste årene både i Norden og globalt, er det aktivitetsbaserte kontoret. Dette innebærer kontorer uten faste plasser, hvor ansatte i stedet velger det området som er best egnet for arbeidsoppgaven.

Begrepet "aktivitetsbasert" ble skapt på slutten av 70-tallet av den amerikanske arkitekten Robert Luchetti. Prinsippene baserte seg på aktuelle arbeidsmetoder og teknologi: Hvis kontortelefonen kunne være trådløs, trengte heller ikke den kontoransatte å være lenket til plassen sin. Et moderne kontor måtte kunne støtte jobbene som ble utført av forskjellige team i forskjellige prosjekter. Løsningen handlet om å skape soner som var tilpasset etter aktivitetene.

De siste årene har andelen aktivitetsbaserte kontorer økt i de fleste markeder. Men fungerer de? Det finnes studier som indikerer at aktivitetsbaserte arbeidsplasser lider av samme problematikk som de åpne kontorlandskapene. At flytting, bevegelse, usikkerhet om hvor du skal sitte og til og med mangel på sitteplasser hvis du kommer sent, fører til tap av produksjon, noe som ikke bare er dårlig for arbeidsgiveren, men også den primære kilden til stress: Ansatte som føler at de ikke får gjort jobben sin. 

Fungerer aktivitetsbasert?

Doktoravhandlingen til den norske arkitektprofessoren Mari Skogland fra 2018 er en av få mer omfattende studier som spesifikt tar for seg aktivitetsbaserte kontorer.  Skogland beskriver hvordan mange av dagens arbeidsplasser ikke samsvarer med hvordan vi faktisk jobber. Gjentatte studier viser at den gjennomsnittlige ansatte bare bruker en tredjedel av arbeidsdagen på produksjon. Resten av tiden består av møter, samtaler, reiser og andre aktiviteter sammen med andre. Kontorbygg som fokuserer på det individuelle produksjonsbehovet – det vil si faste plasser, resulterer i rom som er preget av tomme skrivebord og køer til møterom. 

En egen arbeidsplass kan fortsatt oppfattes som en rettighet, en del av kontrakten mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Men hovedargumentene for fritt plassvalg handler om bærekraft og effektiv ressursbruk. Det er verken miljøvennlig eller økonomisk forsvarlig å bygge rom som ikke brukes. Mari Skoglands forskning viser at nøkkelen til suksess med det aktivitetsbaserte kontoret er å utvikle en endringsstrategi som er forankret i både ledelse og arbeidsgrupper, og som består av kontinuerlig evaluering og oppfølging. Med andre ord; en plan.